2026

AI AUTOMATION

Operational System Design 00 / 22

Vamos desenhar o sistema operacional da holding para os próximos 3 anos. Mas não é um plano engessado. É uma estrutura que se reinventa a cada mês conforme a tecnologia evolui.

Marcelo Azevedo · Founder, AI & Automation

Quando alguém sai, o processo desaparece.

O grupo cresceu e as empresas se multiplicaram. Os processos operacionais que sustentam esse crescimento continuam descentralizados, dependentes de esforço manual e residentes na cabeça das pessoas que os executam.

01

A resposta histórica para o crescimento foi contratar.

Aumento linear de contratações perpetua a premissa de que faturamento exige aumento proporcional de folha de pagamento.

02

O desperdício operacional é invisível.

Não há medição centralizada. Por isso, nossa primeira entrega não é uma automação complexa. É um sistema de visibilidade.

A Publicis cresceu 5,8% em um mercado em contração.
Eles mudaram a operação antes de implementar a tecnologia.

+5,8%
Crescimento orgânico Publicis 2024

Acima da média do mercado global após €300M investidos em IA integrada.

WPP Open

Plataforma própria de IA
  • 50.000usuários ativos/mês
  • 29.000agentes customizados
  • 2 semanas → 4 minutos tempo de criação de campanha

Publicis CoreAI

Operating model AI-powered
  • €300Mem 3 anos
  • 73%do modelo operacional integrado
  • Talentos, governança e cobrança alterados antes da automação

Esses números calibram direção estratégica, não escala comparável de investimento.

95% dos projetos de IA fracassam.
Nós vamos conseguir porque medimos tudo, encerramos projetos ruins rapidamente e exigimos comprovação financeira.

95%

dos pilotos de IA generativa em empresas não geram impacto mensurável no P&L. MIT Sloan Management Review, 2025

5%

os que capturam valor financeiro real.

01

Hipóteses pré-registradas + análise causal. Tempos e metas travados em Git antes de qualquer desenvolvimento.

02

Checkpoints com critérios numéricos de corte. Stage Gates financeiros explícitos. O projeto que não performa, morre.

03

Validação estatística em grupos de controle. Nunca aceitamos relatos subjetivos como métrica de sucesso.

A agência é nosso laboratório. Não porque é pequeno.
Porque é onde testamos, aprendemos e nos reinventamos rapidamente antes de escalar.

Aqui conseguimos testar uma automação, validar com dados reais e iterar em semanas — não meses. Quando algo funciona, escalamos para o resto do grupo com risco praticamente zero.

Laboratório Agência

Processos repetitivos de alta frequência. Equipes habituadas a fluxos ágeis. Infraestrutura de dados madura.

Destino Galeria Holding

As demais empresas herdam tecnologia testada. Tempo de implementação reduzido pela metade.

01

Densidade de processos repetitivos. A agência concentra o maior volume de fluxos de alta frequência da holding.

02

Metodologia documentada como propriedade intelectual. O conhecimento criado no laboratório vira playbook replicável para as demais empresas do grupo.

03

A janela de diferenciação está se fechando. A vantagem competitiva de hoje vira paridade em 2026 e desvantagem em 2027 se não agirmos agora.

Os operadores mapeiam seus gargalos. Os engenheiros constroem as soluções.
Ninguém resiste porque ninguém foi deixado de fora do design.

Duas frentes integradas em retroalimentação contínua: a Sala de Testes capacita operadores a desenharem seus protótipos. A Automação produtiza o que foi validado.

Sala de Testes

Metodologia proprietária de Sala de Testes.

Capacitamos os próprios profissionais operacionais a mapearem seus gargalos, identificarem oportunidades de ganho de tempo e testarem protótipos em suas rotinas diárias. Não trazemos consultores externos para desenhar processos teóricos.

Automação

Engenharia que produtiza o protótipo validado.

O time técnico assume os protótipos aprovados pelo usuário final e os transforma em sistemas escaláveis, seguros e integrados. O que a Sala de Testes descobre como prioridade, a Automação constrói como produto.

A eficiência interna nos dá o poder de mudar como a gente ganha dinheiro.
Mas não é um modelo fixo. É um modelo que evolui conforme a tecnologia permite novas formas de precificar e entregar.

No modelo tradicional, eficiência é punida: entregamos mais rápido, cobramos menos. A cada mês testamos novos modelos comerciais — delivery, success fee, cobrança por KPI, por resultado, híbridos que ainda nem imaginamos. O tempo economizado vira margem líquida direta.

Modelo Tradicional

Venda de horas · teto de margem.

Cobrança por FTE/FEE. Se entregamos o trabalho mais rápido com IA, faturamos menos do cliente. Crescimento de receita exige crescimento linear de headcount. Margem operacional comprimida.

Modelo Transformado

Cobrança por entregáveis · margem exponencial.

Delivery-based, success fee, pacotes estruturados. O tempo economizado pelas automações vira margem líquida direta. Mesma equipe atende mais contas sem novas contratações.

Não estamos comprando software de terceiros.
Estamos criando propriedade intelectual que aumenta o valuation da holding.

Consultorias externas entregam soluções genéricas. A AI & Automation desenvolve produtos sob medida que se transformam em ativos intangíveis valiosos e novas linhas de receita.

IP

Intellectual Property proprietária gerada pelas soluções customizadas desenvolvidas internamente. O que começa como eficiência interna vira receita externa.

  1. 1 Reverse Discovery

    Soluções desenhadas pelos próprios operadores. Cada automação resolve uma dor real, mapeada na ponta.

  2. 2 IP Interno

    Engenharia produtiza o validado. Surgem ativos intangíveis exclusivos da holding.

  3. 3 Replicação Holding

    Mesmas soluções escaladas para as outras empresas do grupo a custo marginal próximo de zero.

  4. 4 SaaS / Serviço Externo

    Produtos empacotados e licenciados ao mercado. O que começa como eficiência interna vira receita incremental para o grupo.

    Nova linha de receita

Se contratarmos uma consultoria externa, terão a mesma tecnologia que qualquer concorrente. Ao construir internamente via Reverse Discovery, criamos diferenciação competitiva sustentável.

Do gargalo identificado à solução em produção: 8 semanas.
Sem exceções.

O operador valida o valor prático no dia a dia. A engenharia consolida a arquitetura. Ciclo curto, entrega contínua.

8 semanas

Prazo limite para um departamento passar do mapeamento de dores à entrega de protótipo funcional documentado em produção.

  1. 1 · 2 Discovery Operacional

    Distribuição de licenças seguras. Mapeamento de gargalos e retrabalho. Identificação de 3 projetos prioritários.

  2. 3 · 4 Primeiros testes

    Squads por processo. Construção guiada de prompts e fluxos com acompanhamento diário.

  3. 5 · 6 Iteração e validação

    Refinamento técnico. Testes com dados reais de campanhas sob supervisão de engenharia.

  4. 7 Documentação

    Manual de uso, limites técnicos do modelo e onboarding para o restante do time.

  5. 8 Apresentação e escala

    Demonstração pelo próprio time. Liberação para uso diário. Quem construiu vira embaixador natural.

Isto não é um plano conceitual.
É uma operação em andamento com roadmap claro para cobrir a maior parte da nossa força de trabalho.

Discovery Ativo em 4 departamentos (Dados, Mídia, Estratégia, Produção). 5 próximos na fila com cronograma definido. Cada empresa da holding herda uma metodologia já validada.

9 departamentos

Escopo total de atuação. As áreas escolhidas concentram a maior parte do headcount e dos custos operacionais do grupo.

● Discovery Ativo
  • DadosRelatórios, análises táticas, taxonomia, data quality
  • MídiaPacing, taxonomia, plano de mídia, requisição, otimização
  • EstratégiaMapeamento em andamento
  • ProduçãoMapeamento em andamento
○ Planejados
  • CriaçãoInclui outras agências da holding
  • NegóciosPróxima rodada
  • JurídicoPróxima rodada
  • FinanceiroPróxima rodada
  • Talentos & CulturaHabilita a transformação cultural da adoção

A escolha dos 9 setores se baseia em critério financeiro: eles concentram a grande maioria dos funcionários da holding. O mapa de 9 é o multiplicador real do investimento.

Em 60 dias, a Galeria começa a enxergar o valor prático.
Em 6 meses, as automações profundas geram impacto estrutural.

Duas camadas correndo em paralelo: Ferramentas Universais imediatas + Automações por Frente que sustentam o retorno financeiro.

60 dias

Prazo para implementação das Ferramentas Universais na Galeria. É o cartão de visitas — valor prático imediato.

Bloco A · Ferramentas Universais

Horizontais. Aplicáveis a qualquer profissional, independente do departamento. Baixíssima complexidade. Alto impacto perceptível imediato.

Organização de calendárioMenos retrabalho de reagendamento
Lembretes de cronogramaRedução de atrasos por esquecimento
Filtro de e-mailsFoco no que importa, menos ruído
Follow-up automáticoNenhuma entrega cai no esquecimento
Atas inteligentesHoras semanais de transcrição eliminadas
Refinamento de briefingsMenos rodadas de revisão
Bloco B · Automações por Frente · Mídia + Dados
TipoMídiaDados
MonitoramentoPacing de campanhaRelatórios de acompanhamento
ClassificaçãoTaxonomia de campanhasValidação de taxonomia
GeraçãoPlano de mídiaConstrução de apresentações
AnáliseOtimização de campanhaAnálises e recomendações
IntegridadeRequisição de materiaisData quality no banco

Sem a unidade, nosso custo de folha crescerá de forma linear com a receita.
Com a unidade, estabilizamos a folha e escalamos a margem.

2.5×

Multiplicador médio de custo de contratação e estrutura operacional que a holding enfrentará nos próximos 3 anos se mantiver o crescimento baseado apenas em headcount.

Cenário Sem AI & Automation

Custos sobem na mesma velocidade da receita.

Para atender o crescimento da carteira, a holding contrata na proporção de novos headcounts. Margem operacional espremida. Exposição a custos trabalhistas, turnover e tempo de onboarding cresce.

Cenário Com AI & Automation

Folha estabiliza, receita continua subindo.

O investimento na unidade estabiliza a necessidade de contratações básicas. A capacidade liberada absorve novos escopos com a equipe atual. Boca de jacaré de margem líquida se abre.

Com a unidade, o custo operacional por cliente atendido cai progressivamente. Sem ela, a holding cresce — mas não enriquece.

Se 30 profissionais de Mídia e Dados economizarem apenas 4 horas por semana,
criamos um ativo de 120 horas semanais de capacidade produtiva para a holding.

O objetivo da eficiência não é apenas reduzir custos. É criar flexibilidade operacional — capacidade que pode ser direcionada para novos escopos, qualidade estratégica e desenho de novas soluções.

120 h/semana

Volume total de horas operacionais liberadas semanalmente sobre uma base conservadora de 30 profissionais de Mídia e Dados.

01

Absorver novos escopos. Atender clientes atuais com mais escopo sem necessidade de novas contratações.

02

Qualidade estratégica. Profundidade das entregas aumenta, reduzindo risco de perda de contas.

03

Desenho de novas soluções. Profissionais sêniores dedicam tempo a IP que gera nova receita.

Os números exatos de impacto financeiro desta capacidade serão calculados em conjunto com o CFO, com base nas taxas de conversão de novos negócios e nos custos reais de contratação evitados.

Desde o Dia 1, qualquer novo cliente entra em modelos de cobrança flexíveis.
O tempo economizado pela IA vira margem líquida direta.

No modelo de horas, a eficiência destrói receita. No modelo de entregáveis, ela maximiza o lucro. A transição comercial não é consequência — é parte do desenho.

100%

Percentual do ganho de eficiência interna retido como margem líquida quando operamos sob modelos comerciais de entregáveis ou taxa de sucesso.

Ano 1 Novos clientes

Todos os novos contratos entram sob delivery-based, success fee ou pacotes estruturados. Ganho de eficiência retido como margem.

Ano 2 Renovações

Transição progressiva dos clientes atuais do modelo FTE/FEE para os novos modelos. Blindagem contra deflação de preços do mercado.

Margem composta

A discussão comercial migra de "quantas horas levou" para "qual valor foi entregue". Senioridade do time é valorizada.

Se vendermos horas e usarmos IA para sermos mais rápidos, faturamos menos. Por isso a estratégia comercial é rígida desde o Dia 1.

Orçamento focado exclusivamente em pessoas e infraestrutura técnica.
Sem margem de lucro. Cada real com destinação auditável.

Multiplicador 1.5× sobre a massa salarial reflete o custo real fully-loaded (salário + encargos + benefícios), sem nenhuma margem embutida.

R$ 1.62M

Investimento anual em folha de pagamento da equipe especializada. Massa salarial × 1.5× de custo total fully-loaded, sem margem de lucro.

Total anual em folha · 5 FTEs (massa salarial × 1.5× fully-loaded)R$ 1.620.000

Cinco profissionais seniores dedicados exclusivamente
a transformar a operação e construir nossos produtos proprietários de IA.

Equipe enxuta e altamente especializada em tempo integral. Sem consultoria externa, sem dependência de fornecedores.

5 FTEs

Profissionais em tempo integral dedicados à unidade: Head, Product Design Lead e três engenheiros de desenvolvimento de IA.

Head / Founder Marcelo Azevedo

Direção estratégica da unidade · alinhamento com board da holding · governança de mensuração de resultados · condução das negociações comerciais para implementação dos novos modelos de cobrança.

Product Design Lead João Silva

Aplicação da metodologia proprietária de Reverse Discovery nas salas de testes · treinamento das equipes dos departamentos · tradução de protótipos em especificações de produto.

3 Desenvolvedores · Engenharia de IA

Desenvolvimento técnico das soluções · integração de APIs (OpenAI, Google Cloud, Claude) · segurança de dados · desenvolvimento de agentes autônomos · garantia de integração com a infraestrutura de dados da holding.

Equipe focada 100% em gerar valor operacional e IP proprietário para a holding. Sem desperdício de overhead.

Identificamos os três maiores riscos do projeto
e desenhamos travas de segurança operacionais e técnicas para cada um deles.

Zero

Tolerância aceita para vazamento de dados de clientes ou desenvolvimento de soluções sem validação real.

01

Vazamento de dados de clientes. Mitigação: Sandbox Seguro. Licenças corporativas Claude Enterprise + Gemini Pro vinculadas à organização. Dados isolados dentro do perímetro de segurança da holding.

02

Resistência das equipes na adoção. Mitigação: Reverse Discovery. Soluções desenhadas pelos próprios operadores nas salas de testes. Quem pede a automação é quem valida e usa.

03

Desperdício em soluções inúteis. Mitigação: Checkpoints com critérios de corte. Engenharia só inicia desenvolvimento após o protótipo ser testado e validado com dados reais pelos operadores.

Sandbox Seguro garante conformidade com a LGPD e com as políticas de segurança de dados da holding. Toda automação que publica, envia ou modifica dados de produção passa por aprovação humana (Human-in-the-loop).

Nós não declaramos sucesso por percepção.
Medimos desde o primeiro dia com rigor científico.

Sem baseline coletado desde o início, qualquer ganho declarado no futuro é inauditável. Por isso, mensuração e construção correm em paralelo.

Dia 1

Mensuração e construção correm em paralelo. Cada automação tem uma hipótese pré-registrada antes de qualquer desenvolvimento.

01

Hipóteses pré-registradas. "Se automatizarmos X, o tempo de Y reduzirá em Z%." Registradas antes de qualquer desenvolvimento.

02

Grupos de controle. Validamos causalidade, não correlação. Sem grupo de controle, qualquer ganho é anedótico.

03

Auditoria contínua. Relatórios semanais de progresso, métricas de adoção e impacto financeiro. Nenhum projeto avança sem validação.

Isto é o que nos coloca no grupo de 5% que realmente capturam valor. Ajuste retrospectivo de metas é impossível.

Essa unidade é liderada por alguém de dentro, que conhece os processos e as lideranças,
e continuará aqui durante todo o processo.

A transformação não é imposta de cima para baixo. É construída de dentro para fora — por quem fica accountable pelos resultados.

01

Conhecimento profundo de processos. Liderança interna sabe onde estão as dores reais. Não há ciclo de aprendizado externo.

02

Capital reputacional interno. A confiança construída ao longo do tempo acelera adoção e remove atritos políticos.

03

Permanência e accountability. Quando uma consultoria sai, leva o relatório. A liderança interna fica — accountable por cada resultado.

Esta é a maior falha de projetos de transformação digital: a desconexão entre quem desenha e quem opera. Aqui não há essa desconexão.

São três pedidos.
Orçamento para executar, endosso para liderar mudança, e paciência para validar resultados.

Não é um investimento de risco. É um investimento com métricas claras de retorno, dividido em fases condicionadas a checkpoints.

Pedido 01

Orçamento

Aprovação do investimento de R$ 1.62M em folha para os primeiros 12 meses, dividido em fases condicionadas a checkpoints. Cada tranche liberada após comprovação de resultados.

Pedido 02

Endosso

Autoridade para introduzir novos processos, metodologias e ferramentas sem que cada decisão precise passar por aprovação de comitê. Velocidade é essencial. O time precisa ouvir da liderança que esta iniciativa é prioridade.

Pedido 03

Paciência

60 dias para as Ferramentas Universais (cartão de visitas). 6 meses para o retorno financeiro começar a aparecer no balanço. Não prometemos milagres em 30 dias.

Não estamos escolhendo uma tecnologia. Estamos decidindo como a Galeria Holding vai trabalhar daqui pra frente.

AI & Automation

Visão mapeada. Desenvolvimento em progresso.
Próximos 30 dias: aprofundamento estruturado.

Cinco pendências identificadas, todas com direção clara. Cronograma de quatro semanas para resolução completa antes da apresentação final ao board.

  1. 01

    Métricas de sucesso por fase

    KPIs específicos para 90, 180 e 365 dias: taxa de adoção, redução de tempo e ROI por departamento.

    Semana 1 · 2
  2. 02

    Urgência temporal quantificada

    Custo de inércia em vantagem competitiva perdida vs. WPP e Publicis nos próximos 24 meses.

    Semana 1
  3. 03

    Visão de longo prazo · Ano 2 · 3

    Roadmap de evolução da unidade: centro de custo no Ano 1 → gerador de receita no Ano 3.

    Semana 2 · 3
  4. 04

    Casos de uso específicos

    3 a 5 automações concretas mapeadas com escopo, métrica e prazo: atas, taxonomia, relatórios.

    Semana 1 · 2
  5. 05

    Competência técnica visível

    Backgrounds dos 3 desenvolvedores e experiências relevantes em LLMOps, integração de APIs e governança de dados.

    Semana 2

Cronograma: 4 semanas para resolução completa. Apresentação final ao board na [data a definir].